RÈGLEMENT INTÉRIEUR
ESPACE DE COWORKING – Station Utopia

Préambule

Bienvenue dans notre espace de coworking dédié à la collaboration, à l’innovation et à la création d’un environnement de travail stimulant pour les entrepreneurs, les freelances, les startups, et les professionnels de tous horizons.

L’objectif de cet espace est de fournir à ses membres un lieu où ils peuvent travailler de manière efficace, échanger des idées, et développer leurs projets dans un cadre convivial et sécurisé. Nous croyons en l’importance de créer une communauté dynamique, où le respect mutuel, la coopération et le bien-être de chacun sont au cœur de nos préoccupations.

Le présent règlement intérieur a été rédigé dans le but d’établir des règles claires et précises pour garantir un fonctionnement harmonieux et respectueux de notre espace. Il vise à encadrer l’utilisation des locaux et de ses équipements mis à disposition, à préserver un environnement de travail serein, et à assurer la sécurité de toutes les personnes présentes dans l’espace.

Ce règlement constitue un engagement réciproque entre Station Utopia et ses membres, qui sont tenus de respecter les dispositions qui y sont énoncées et de les accepter. Il est également destiné à protéger les droits et les intérêts de chacun, tout en favorisant un climat de confiance et de coopération.

L’ensemble des membres, visiteurs, et partenaires de l’espace de coworking est invité à prendre connaissance de ce règlement et à l’appliquer en toute circonstance. Le respect de ces règles est essentiel pour garantir le bon fonctionnement de l’espace et pour permettre à chacun d’y évoluer dans des conditions optimales.

Article 1 : Accès aux locaux

1.1. Horaires d’ouverture

Les locaux de l’espace de coworking sont accessibles aux membres selon les horaires suivants :

• Du lundi au samedi de 9 heures à 18 heures
  Les horaires d’ouverture peuvent être modifiés ponctuellement ou durablement par l’Agence, notamment pour des raisons de maintenance, d’événements exceptionnels ou de sécurité. Toute modification sera communiquée aux membres par email ou par affichage dans les locaux.

1.2. Accès des membres

L’accès aux locaux est réservé aux membres ayant souscrit un abonnement actif ou disposant d’une réservation ponctuelle. Chaque membre reçoit un moyen d’accès personnel (carte, badge, code d’entrée, QR Code etc.) qu’il s’engage à utiliser de manière exclusive et sécurisée.

• Responsabilité individuelle : Les membres sont responsables de leur moyen d’accès. En cas de perte, vol, ou détérioration, le membre doit en informer immédiatement l’Agence pour que des mesures correctives soient prises.
• Non-transmissibilité : Le moyen d’accès est strictement personnel et ne peut être prêté, cédé ou partagé avec une autre personne, qu’il s’agisse d’un autre membre, d’un visiteur ou d’une personne extérieure.

1.3. Accès des visiteurs

Les visiteurs (clients, prestataires, partenaires) peuvent accéder aux locaux sous la responsabilité d’un membre qui doit les enregistrer préalablement auprès de l’Agence directement à l’accueil ou via le système d’accueil en ligne.

• Procédure d’accueil : À leur arrivée, les visiteurs doivent se présenter à l’accueil et signaler leur présence. Ils doivent se conformer aux règles de sécurité et de conduite en vigueur dans l’espace de coworking.
• Responsabilité du membre hôte : Le membre qui accueille un visiteur est responsable de sa conduite et de son respect des règles du présent règlement intérieur.

1.4. Fermeture des locaux

Pour des raisons de sécurité, les locaux doivent être fermés et verrouillés en dehors des horaires d’ouverture. Les derniers membres présents dans l’espace sont invités à s’assurer que toutes les portes sont correctement fermées à clé avant de quitter les
lieux.
Les issues de secours doivent rester dégagées en permanence et ne doivent être utilisées qu’en cas d’urgence. Leur usage intempestif est interdit et pourra donner lieu à des sanctions.

Article 2 : Utilisation des espaces communs

2.1. Définition des Espaces Communs

Les espaces communs de l’espace de coworking incluent, sans s’y limiter :

• Les salles de repos.
• La cuisine et le coin repas.
• Les salons et les zones de détente.
• Les salles de réunion partagées.
• La salle de prière
• Les sanitaires.
• Les couloirs et espaces de circulation.

Ces espaces sont mis à la disposition de l’ensemble des membres pour favoriser la convivialité, la collaboration, et le bien-être au sein de l’espace de coworking.

2.2. Respect et courtoisie

Tous les membres et visiteurs sont tenus de respecter les règles de bonne conduite dans les espaces communs. Chaque utilisateur est responsable de la propreté des espaces communs qu’il utilise. Il est attendu que chacun nettoie et range après usage, notamment dans la cuisine (lavage de la vaisselle ou rangement dans le lave vaisselle, rangement des aliments, nettoyage des surfaces, jeter ses déchets, etc.).

Les espaces communs doivent rester des lieux propices à la concentration. Les membres sont invités à limiter le bruit, notamment dans les zones de repos et de travail partagé. Les conversations téléphoniques doivent être discrètes ou réalisées dans les espaces prévus à cet effet.
Les équipements et meubles des espaces communs (canapés, tables, chaises, appareils électroménagers, etc.) sont à la disposition de tous. Leur utilisation doit être équitable et respectueuse, en évitant notamment de monopoliser ces équipements pendant des périodes prolongées.

2.3. Utilisation de la cuisine et du coin repas

Les membres peuvent stocker des aliments dans les réfrigérateurs mis à disposition, sous réserve de respecter les consignes de sécurité et d’hygiène. Les denrées périssables doivent être étiquetées avec le nom du propriétaire et la date de dépôt. Les aliments oubliés ou périmés seront régulièrement éliminés par l’équipe de nettoyage.

Les ustensiles de cuisine, le micro-ondes, le réfrigérateur, et autres équipements doivent être utilisés avec soin. Après chaque usage, les ustensiles doivent être lavés, séchés et rangés ou directement mis dans le lave-vaisselle mis à disposition. Toute dégradation doit être signalée immédiatement à l’agence Station Utopia.
Les déchets doivent être triés et placés dans les poubelles prévues à cet effet, en respectant les consignes de recyclage.

2.4. Utilisation des sanitaires

Les sanitaires de l’espace de coworking sont des espaces partagés avec les autres entreprises présentes sur le même étage. Il est impératif que chaque membre respecte les règles de propreté et de courtoisie.
Après chaque utilisation, les membres doivent s’assurer de laisser les sanitaires dans un état propre et ordonné. Cela inclut de veiller à ne pas laisser de détritus, de serviettes en papier, ou autres déchets.
Les membres doivent éviter de mettre de l’eau partout, que ce soit autour des lavabos ou sur le sol. Toute éclaboussure doit être immédiatement essuyée pour éviter les désagréments pour les autres utilisateurs.
En raison du caractère partagé de ces sanitaires, il est essentiel de respecter les autres utilisateurs en adoptant un comportement discret et respectueux des installations.

2.5. Utilisation de la salle de prière

La salle de prière est un espace ouvert à tous les utilisateurs de l’espace de coworking qui souhaitent disposer d’un lieu de recueillement.
Tous les utilisateurs sont tenus de respecter cet espace en veillant à maintenir un climat de tranquillité et de respect pour les autres personnes qui l’utilisent. Il est impératif de laisser la salle de prière dans un état de propreté irréprochable après chaque utilisation. Les tapis de prière, les livres, ou tout autre objet utilisé doivent être rangés correctement après usage.
Toute personne utilisant la salle de prière doit s’assurer qu’elle est laissée propre et ordonnée pour les utilisateurs suivants.

2.6. Réservation des salles de réunion

Les salles de réunion partagées doivent être réservées à l’avance via le système de réservation en ligne. Les réservations doivent être respectées en termes de durée et de créneaux horaires.
Afin de permettre à tous les membres d’accéder aux salles de réunion, la durée d’utilisation doit être raisonnable et conforme à la réservation effectuée. Après chaque utilisation, la salle de réunion doit être laissée en parfait état de propreté et de rangement. Toute configuration initiale (mobilier, équipements) doit être rétablie.

2.6. Activités et événements dans les espaces communs

Toute activité ou événement organisé dans les espaces communs, qu’il soit formel ou informel, doit être préalablement autorisé par la l’agence Utopia. Les événements doivent respecter les horaires d’ouverture de l’espace et ne pas perturber les autres utilisateurs.

Article 3 : Responsabilité et sécurité

3.1. Responsabilité des membres

Chaque membre de l’espace de coworking est tenu de respecter et de prendre soin des espaces communs et des équipements mis à disposition. Il incombe à chaque utilisateur de faire preuve de civisme et de veiller à ce que ses actions ne nuisent pas au bon fonctionnement de l’espace ou au bien-être des autres membres.
En cas de dégradation, qu’elle soit accidentelle ou due à une utilisation inappropriée, le membre responsable devra signaler immédiatement l’incident au responsable de l’espace de coworking. Les frais de réparation ou de remplacement des biens endommagés pourront être facturés au membre concerné.
Les espaces communs ne doivent pas être utilisés pour entreposer des objets personnels. Les membres sont encouragés à conserver leurs biens après d’eux.
Station Utopia ne peut être tenue responsable des objets perdus, volés ou oubliés dans les espaces communs.
Les équipements communs (imprimantes, projecteurs, mobilier, etc.) doivent être utilisés conformément aux instructions fournies. Toute utilisation inappropriée ou abusive peut entraîner la suspension du droit d’accès aux équipements concernés.

3.2. Sécurité des locaux

La sécurité des membres, des visiteurs et des biens dans l’espace de coworking est une priorité. À cette fin, des mesures de sécurité sont mises en place pour prévenir les incidents et garantir un environnement de travail sûr.
L’accès aux locaux est contrôlé par un système . Chaque membre est responsable de son moyen d’accès, qui doit être utilisé de manière exclusive. Toute perte ou vol de son moyen d’accès à l’espace de coworking badge ou d’un code d’accès doit être signalé immédiatement à l’agence Utopia pour que les mesures nécessaires soient prises (désactivation du badge, modification du code, etc.).
Tout comportement susceptible de mettre en danger la sécurité des personnes ou des biens est strictement interdit. Cela inclut, entre autres, l’introduction de substances dangereuses, la manipulation non autorisée des systèmes électriques ou de sécurité, et le non-respect des consignes en cas d’incendie.
Les locaux sont équipés de systèmes d’alarme et de dispositifs de sécurité. Toute tentative de désactivation ou de contournement de ces systèmes est interdite et pourra faire l’objet de sanctions. En cas de déclenchement d’une alarme, les membres doivent suivre les instructions de sécurité et évacuer les locaux si nécessaire.
En cas d’incident majeur (incendie, fuite, panne électrique), les membres doivent suivre le protocole d’urgence affiché dans les locaux. Il est important de connaître les sorties de secours, les emplacements des extincteurs, et les points de rassemblement.

3.3. Gestion des conflits et incidents

Pour garantir un environnement harmonieux, tout conflit entre membres ou incident lié à la sécurité doit être signalé aux responsables de l’espace de coworking. Un traitement rapide et confidentiel de ces situations sera assuré pour préserver la tranquillité et la sécurité de tous.
Les membres sont encouragés à signaler immédiatement tout incident ou situation anormale qu’ils observent dans les espaces communs. Cela inclut les comportements suspects, les équipements endommagés, ou toute autre situation pouvant compromettre la sécurité.
En cas de conflit entre membres concernant l’utilisation des espaces communs, les responsables peuvent intervenir pour faciliter une médiation. Cette démarche vise à trouver une solution équitable et à éviter que le conflit ne s’aggrave.

Article 4 : Présence de caméras de vidéosurveillance

4.1. Objectifs du système de vidéosurveillance

Dans le but de garantir la sécurité des personnes et des biens au sein de l’espace de coworking, un système de vidéosurveillance a été installé dans les locaux. Ce dispositif vise à :

• Prévenir les actes de malveillance, vols, et dégradations.
• Assurer la sécurité des utilisateurs en surveillant les accès et les zones à risque.
• Faciliter la gestion des incidents par la collecte d’éléments de preuve en cas de nécessité.

4.2. Localisation des caméras

Les caméras de vidéosurveillance sont installées dans les espaces communs suivants :

• Entrées et sorties de l’espace de coworking.
• Couloirs et zones de circulation.
• Espaces de détente et d’accueil.
• Les vestiaires
• La loge
• Salle de prière

Aucune caméra n’est installée dans les espaces où les utilisateurs peuvent attendre une confidentialité stricte, tels que les toilettes.

4.3. Information des utilisateurs

Conformément à la réglementation en vigueur, les utilisateurs et visiteurs de l’espace de coworking sont informés de la présence de ce système par un affichage visible à l’entrée des locaux et dans les zones surveillées. Cet affichage précise :

• L’existence du dispositif de vidéosurveillance.
• Le nom du responsable du traitement des données (ici, Mme Meriam SADOUDI)
• Le droit d’accès aux images pour les personnes filmées, conformément à l’article 39 de la loi Informatique et Libertés.

4.5. Gestion des images

Les images enregistrées par le système de vidéosurveillance sont conservées pour une durée maximale de 30 jours, sauf en cas d’incident nécessitant une conservation plus longue (ex. : enquête judiciaire). Passé ce délai, les images sont automatiquement effacées.
Seules les personnes habilitées (les responsables de l’espace de coworking ou les agents de sécurité) peuvent accéder aux enregistrements. Les images peuvent être consultées uniquement en cas de besoin justifié.
Toute demande d’accès aux images par une personne filmée doit être adressée par écrit aux responsables, qui examinent la demande dans les conditions prévues par la loi.
Les images sont stockées de manière sécurisée pour éviter tout accès non autorisé.
Les systèmes de surveillance sont protégés contre les intrusions, et les accès sont tracés et contrôlés.

4.6. Droits des personnes concernées

Conformément à la loi Informatique et Libertés et au RGPD, chaque utilisateur dispose de droits concernant les données le concernant, à savoir :

• Droit d’accès : les personnes filmées peuvent demander à visualiser les images les concernant et à en obtenir une copie.
• Droit d’opposition : dans certaines conditions, une personne peut s’opposer au traitement de ses données personnelles, bien que ce droit soit limité par les impératifs de sécurité.
• Droit de rectification : si une personne estime que les images la concernant sont incorrectes ou incomplètes, elle peut demander une rectification.

Les demandes relatives à ces droits doivent être adressées par écrit à Mme Meriam SADOUDI à l’adresse email suivante : contact@station-utopia.com.

Article 5 : Promotion de la consommation éthique et responsable au sein de l’espace de coworking

Dans le cadre de son engagement en faveur de la responsabilité sociale et du respect des droits humains, l’espace de coworking encourage une consommation éthique et responsable. Nous privilégions l’utilisation de produits qui respectent les principes de durabilité, d’équité, et de justice sociale. Cela inclut le choix de fournisseurs locaux, de produits biologiques et équitables, ainsi que de services respectueux de l’environnement.
Nous invitons les membres et utilisateurs de notre espace de coworking à s’aligner sur ces valeurs en faisant preuve de discernement dans leurs choix de consommation au sein des locaux. Nous les encourageons à éviter l’achat et l’utilisation de produits provenant de régions ou de sociétés dont les pratiques sont en contradiction avec les principes de respect des droits humains et de justice sociale. Nous recommandons également de privilégier des alternatives locales ou éthiques lorsque cela est possible, afin de contribuer à un impact positif sur les communautés et l’environnement.
Pour inciter et faciliter cette démarche, l’agence Utopia met à disposition un distributeur de produits éthiques, locaux, et équitables au sein des locaux. Ce distributeur propose une sélection de snacks, de boissons, et d’autres articles conformes à nos valeurs de durabilité et de justice sociale. En soutenant cette initiative, chaque membre participe à la création d’un espace de travail engagé et conscient des enjeux globaux.
Station Utopia est à disposition pour fournir des informations supplémentaires sur les pratiques de consommation responsable et pour accompagner ceux qui souhaitent aligner leurs choix avec ces valeurs.

Article 6 : Mise à disposition d’une bibliothèque

6.1. Utilisation des ouvrages

L’espace de coworking met à disposition de ses utilisateurs une bibliothèque contenant une sélection de livres et de ressources professionnelles. Ces ouvrages couvrent divers domaines liés à l’entrepreneuriat, la gestion, le marketing, la technologie, et bien d’autres sujets utiles pour le développement des compétences professionnelles des membres. La bibliothèque est un espace de partage de connaissances et est accessible à tous les utilisateurs pendant les heures d’ouverture de l’espace de coworking.

6.2. Consultation sur place

Les livres et ressources disponibles dans la bibliothèque sont exclusivement destinés à une consultation sur place. Aucun emprunt de livre n’est autorisé. Les utilisateurs sont invités à lire les ouvrages dans les espaces de travail communs ou les zones de détente. Cette règle permet à tous les membres de bénéficier équitablement de l’accès aux ressources disponibles.

6.3. Respect des ouvrages

Il est essentiel que chaque utilisateur respecte les livres et les ressources mises à disposition. Les ouvrages doivent être manipulés avec soin pour éviter toute détérioration (pages pliées, annotations, déchirures, etc.). Les utilisateurs sont priés de ne pas consommer de nourriture ou de boisson près des livres afin d’éviter tout accident pouvant les endommager.
Après consultation, les utilisateurs sont tenus de remettre les livres à leur place initiale dans la bibliothèque.

6.4. Sanctions en cas de non-respect

Tout manquement à ces règles, notamment la non-restitution des livres à leur place ou une dégradation volontaire des ouvrages, pourra entraîner des sanctions telles qu’un avertissement ou une restriction d’accès à la bibliothèque. En cas de détérioration importante ou de perte, l’utilisateur concerné pourra être tenu de rembourser le coût de remplacement de l’ouvrage endommagé ou perdu.

Article 7 : Respect du matériel mis à disposition

L’espace de coworking met à disposition de ses membres un ensemble de matériel et d’équipements destinés à faciliter leur travail et à assurer un environnement professionnel de qualité. Il est attendu de chaque membre un usage respectueux et diligent de ce matériel, en accord avec les instructions fournies et les bonnes pratiques de maintenance.
Ces équipements et matériels mis à disposition doivent être utilisés exclusivement dans le cadre des activités professionnelles des membres. Tout usage à des fins personnelles, commerciales extérieures à l’activité de coworking, ou contraire à la réglementation en vigueur est strictement interdit. Les membres doivent suivre les consignes d’utilisation affichées ou communiquées par l’agence, et s’assurer qu’ils maîtrisent le fonctionnement des appareils avant de les utiliser. En cas de doute, il est recommandé de demander l’assistance du personnel de l’espace.

Chaque membre est responsable de l’état du matériel qu’il utilise. Il est essentiel de laisser le matériel en bon état de fonctionnement et propre après chaque utilisation.
Toute dégradation, perte ou vol de matériel mis à disposition engage la responsabilité du membre concerné. En cas de dommage accidentel, il est impératif de prévenir immédiatement Station Utopia pour évaluer la situation et prendre les mesures nécessaires. Selon la gravité des faits, les coûts de réparation ou de remplacement du matériel dégradé pourront être facturés au membre responsable. En cas de dégradation volontaire ou répétée, des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive de l’espace de coworking pourront être appliquées.
Pour des raisons de sécurité, il est strictement interdit de modifier, démonter ou réparer par soi-même les équipements mis à disposition. En cas de problème technique, seul le personnel autorisé ou un prestataire désigné par l’agence est habilité à intervenir. Les membres doivent également veiller à utiliser les équipements conformément aux normes de sécurité, notamment en évitant la surcharge électrique des prises et en s’assurant que les câbles ne constituent pas un danger de chute.

Article 8 : Obligation de retirer ses chaussures dans l’espace de coworking

Afin de maintenir un environnement propre, confortable, et respectueux des normes d’hygiène, l’espace de coworking a instauré une règle d’obligation d’enlever ses chaussures à l’intérieur des locaux. Cette mesure vise à préserver la propreté des espaces communs, à réduire le bruit, et à offrir un cadre de travail agréable pour tous les membres.
Dès leur arrivée dans l’espace de coworking, les utilisateurs doivent retirer leurs chaussures dans la zone dédiée, située à l’entrée des locaux. Cette zone est équipée de rangements pour déposer les chaussures, ainsi que de sièges pour faciliter cette démarche. Les utilisateurs peuvent ensuite choisir de porter leurs propres chaussons, à condition que ceux-ci soient propres et réservés à un usage intérieur, ou d’utiliser les chaussons mis à disposition par l’espace.
Les membres doivent veiller à ce que leurs chaussons ou chaussures d’intérieur soient en bon état et appropriés pour une utilisation dans un espace partagé. En cas de perte ou de détérioration des chaussons mis à disposition, les utilisateurs sont priés d’en informer l’agence Utopia afin que des remplacements puissent être effectués rapidement.
Le non-respect de ces règles peut entraîner des rappels à l’ordre de la part de la l’agence. En cas de manquement répété ou de refus d’obtempérer, des sanctions graduées, allant de l’avertissement à l’exclusion temporaire des locaux, pourront être appliquées conformément à l’article [numéro] du présent règlement.

Article 9 : Sanctions en cas de non-respect du règlement

Le respect du règlement intérieur est essentiel pour assurer un environnement de travail harmonieux, sécurisé, et respectueux pour tous les membres de l’espace de coworking.
Tout manquement aux dispositions de ce règlement peut nuire à la communauté et au bon fonctionnement des locaux. En conséquence, des sanctions peuvent être appliquées en cas de non-respect des règles établies.
En cas de non-respect mineur du règlement, un avertissement verbal ou écrit sera adressé à l’utilisateur concerné. En cas de récidive, des sanctions plus sévères pourront être prises.
Pour les infractions graves ou en cas de manquements répétés au règlement, la l’agence Utopia se réserve le droit d’exclure définitivement l’utilisateur concerné. Cette exclusion se fera sans remboursement des sommes déjà versées et prendra effet immédiatement après notification écrite.
En cas de non-respect grave du règlement intérieur ayant des conséquences légales (ex. : dégradations, harcèlement), Station Utopia se réserve le droit d’engager des poursuites judiciaires contre le membre concerné. En outre, toute infraction à la loi peut entraîner la transmission du dossier aux autorités compétentes.

Article 10 : Modifications du règlement intérieur

Le règlement intérieur de l’espace de coworking est un document susceptible d’être modifié en fonction des besoins organisationnels, des évolutions légales, ou pour répondre aux attentes des membres. L’agence Utopia se réserve le droit de modifier tout ou partie du règlement intérieur à tout moment.
Les modifications du règlement intérieur seront communiquées aux membres par les moyens suivants :

• Un envoi par email à l’adresse électronique fournie par chaque membre lors de son inscription.
• Un affichage visible dans les locaux de l’espace de coworking.

Cette communication interviendra au moins 7 jours avant la mise en application des nouvelles dispositions, sauf en cas d’urgence où un délai plus court pourra être appliqué.
L’adhésion continue à l’espace de coworking après la communication des modifications vaut acceptation des nouvelles dispositions du règlement intérieur. Si un membre n’accepte pas les modifications, il lui appartient de notifier par écrit son refus à l’Agence dans un délai de 7 jours suivant la réception de la notification. Dans ce cas, le membre peut choisir de résilier son abonnement sans pénalité, en respectant un préavis de [nombre de jours] jours.
Les modifications du règlement intérieur entrent en vigueur à la date indiquée dans la communication officielle. À compter de cette date, les nouvelles dispositions s’imposent à tous les membres, sans exception.
Pour assurer une transparence complète, toutes les versions précédentes du règlement intérieur seront archivées et mises à disposition des membres sur demande, afin qu’ils puissent consulter l’historique des modifications effectuées.